La aplicación de Gestión documental permite el tratamiento y almacenamiento informático de cualquier documento impreso por el sistema, escaneado mediante dispositivos hardware (como un escáner), vinculado mediante re-direccionamiento de su ubicación en el sistema o directamente integrado desde una página web.
Posteriormente se debe realizar una definición, dentro de la estructura de archivos, para posibilitar una búsqueda por cualquier tipo de consulta relacionada con sus contenidos, generación de informes o envíos mediante cualquier tipo de sistema de comunicación.
En definitiva, permite disponer de una biblioteca documental centralizada en soporte informático, totalmente estructurada, de fácil búsqueda y acceso siempre disponible y el perfecto estado de cualquier documento (contratos, publicidad, diseños gráficos, imágenes, actas, legales, etc..), a diferencia a lo que le puede ocurrir a un documento fisico (deterioramiento por humedades, calor, incendio, hurto, destrucción, etc..) y por otro lado, informes o documentos impresos por programas informáticos genéricos, con necesidad de ser archivados con estructura y sentido lógico.
Cualquier documento podrá ser generado y archivado en la Gestión Documental en carpetas públicas, con controles de seguridad, si fueran necesarios, para que puedan ser consultados por los usuarios que tengan permisos.
